איך לנהל טוב יותר את הזמן שלכם?

יום העבודה שלכם הוא עמוס. אתם צריכים לתת מענה בישיבות, בטלפונים, במיילים ולפעמים גם בווטסאפים וברשתות החברתיות השונות. בנוסף, אתם צריכים לקדם פרויקטים הנמצאים תחת תחום אחריותכם בין אם מדובר בעבודה עצמאית או בעבודת צוות. פעמים רבות אתם מרגישים כאילו רוב זמנכם בעבודה מוקדש לישיבות, פגישות או שיחות טלפון שלוקחות אתכם הרחק מ"העבודה האמיתית", עבודה שמוקדשת למטרות אותן אתם רוצים להשיג.

העומס גורם לכך שגם אם אתם עובדים שעות נוספות ואפילו בסופי שבוע, נדמה כאילו העבודה אף פעם לא מסתיימת, אלא שרק מצטברות מטלות נוספות כל הזמן. אז מה עושים?

כתבנו עבורכם כמה טיפים לניהול הזמן שלכם יותר טוב, ולהספיק יותר במהלך יום העבודה שלכם.

1. קצרו את זמן הישיבות ושיחות הועידה שלכם

הישיבות היעילות ביותר אורכות פחות משעה. שיחות ועידה לא צריכות לקחת יותר מעשרים דקות. במידה והישיבות והשיחות שלכם אורכות יותר מכך זה אומר שכמות המידע המועברת היא גדולה בשביל ישיבה אחת וסביר להניח שלפחות חלק מהמידע לא נוגע לכל המשתתפים בה. אז איך מקצרים את זה?

• שלחו מידע רלוונטי לפני הישיבה
  במידה והישיבה מתמקדת בנתונים מסוימים כמו דו"ח מכירות, הוצאות וכדו', שלחו את הנתונים לפני הישיבה, רצוי כמה שעות לפני קיומה. זה יתן למשתתפים זמן לעבור על הנתונים וימקד את הדיון במשמעות הנתונים וקבלת ההחלטות העולה מהן.

• שלחו למשתתפים נושאים ספציפיים לדיון
  אל תתנו לדיון להתפזר. התכנסתם למטרות מסוימות ולכן אל תתנו לשיחה לגלוש למקומות שאינם נדרשים או רלוונטיים. במידה ויש לחלק מהמשתתפים מה להגיד בנושאים אחרים, זה יכול לעלות בפגישה אחרת, ובמסגרת משתתפים אחרת.במידה ויש סיכוי שהפגישה תכלול נושאים לדיון שמעלים המשתתפים האחרים, תבקשו מהם לשלוח את הנושאים שלהם לפני הישיבה, אחרת לא ידונו בהם. זה יתן לכולם זמן להתכונן ולהגיע ממוקדים יותר לישיבה. למעלה מכך,  זה יעזור גם לקצר את זמנה.

• התכוננו מראש
  אף פעם אל תתחילו דיון בלי שהתכוננתם מראש. כדי לצמצם את זמן הישיבה / שיחה, אתם צריכים לדעת על מה מדובר ומהן ההחלטות העומדות על הפרק. רבע שעה או חצי שעה של תכנון יכולות לעשות הבדל של שמיים וארץ.

2. מתן מענה ללקוחות או לאנשי הצוות שלכם: איך לנהל זאת טוב יותר?

פעמים רבות, נדמה שכל היום שלנו מוקדש למיילים וטלפונים עם לקוחות או גורמים בתוך החברה שבה אנחנו עובדים. דבר שמשאיר לנו זמן מוגבל לעבודה שלא כוללות שיחות או מיילים. אז איך אפשר לקצר את הזמן שאותו אתם מקדישים לשיחות?

• פחות שיחות ספונטניות ויותר שיחות מתוכננות
  היום, בעידן הסלולר והווטסאפ, אנשים מצפים שתהיו זמינים בכל שעות היום ולפעמים גם מחוץ לשעות העבודה. מותר וכדאי להגביל את הזמינות שלכם ותוכלו לעשות זאת בלי להרגיז את הלקוח. כדי שהלקוחות יהיו בראש שקט, קבעו איתם זמנים מדויקים לשיחות טלפון או תרכזו את המענה הטלפוני שלכם לשעות ספציפיות ביום.

• קצרו את זמן ההמתנה לתשובות
  במידה ואנשים מחכים למידע כלשהו מכם והם מתקשרים אליכם שוב ושוב, תראו האם אתם יכולים לצמצם את זמן ההמתנה. אם מתן התשובות דורש זמן קצר של עבודה, עשו זאת באותו היום. אם לא, תבצעו תיאום ציפיות מול הלקוח כך שתספקו לו את המענה המבוקש במועד מסוים ועמדו במילתכם.

• אל תגיבו, תיזמו
  באופן כללי, הדבר הכי חשוב בניהול זמן זה להיות יוזם ולא מגיב. אל תתנו לספקים, לקוחות או לגורמים אחרים לנהל אתכם. תתכננו את סדר היום וסדר השבוע מראש ותנסו להיצמד כמה אליו כמה שיותר. תנסו לנהל את המשימות שלכם בדרך יעילה, כמו למשל במערכת מידע. וחשוב כמובן גם להשאיר זמן מוגדר כל יום לביצוע משימות מגיבות, כמו מיילים, טלפונים ווטסאפ.

3. הקדישו חלק מהיום למשימות נכנסות (גם אם הן לא דחופות)

רובכם מקדישים את שעות העבודה לדברים שנמצאים בעדיפות גבוהה. זה כמובן הגיוני, אבל זה גם יוצר מצב שאתם הרבה פעמים עובדים רק על הדברים הדחופים ביותר, כשלרוב מדובר במשימות שתאריך היעד שלהן מתקרב, או במקרים חמורים, גם עבר. בעקבות זאת נוצר מצב שאתם רוב הזמן מטפלים במשימות בדקה ה-90 (או לפחות ה-89) בלי להקדיש זמן למשימות אחרות.

הבעיה של הקדשת זמנכם למשימות דחופות, היא שאתם עובדים תמיד כשאתם נתונים בלחץ נפשי שלא פוסק. לחץ יכול להוביל לריכוז מוגבר בטווח הזמן הקצר, אבל לעייפות ושחיקה בטווח הזמן האורך ואפילו להשפיע על חייכם הפרטיים, אם תגיעו בכל יום "סחוטים" או עצבניים לביתכם לאחר העבודה.

אז איך יוצאים ממעגל הקסם של עבודה לחוצה כל הזמן? הטיפ שלנו הוא שתקדישו חלק מהיום למשימות נכנסות, משימות שניתן לטפל בהן כבר ביום שהמשימה נוספה לסדר יומכם.

בכל יום אתם עוסקים במשימות חשובות או דחופות. את חלקן, כמו ישיבות חשובות, אתם לא יכולים לשנות או להפסיק. אבל, בכל יום נכנסות גם כמה מטלות שהן בעדיפות בינונית, שיהפכו לחשובות או קריטיות אם לא תקדישו להן זמן לפני שתאריך היעד שלהן יתקרב. אנחנו ממליצים שתקדישו לפחות שעה ביום, למשימות בעדיפות בינונית. מהסיבות הבאות:

• זה ייתן לכם זמן עבודה על משהו שידרוש מכם פחות מאמצים נפשיים.
• זה יפחית את העומס של הדברים החשובים שכן זה לא יצטרף לרשימת המטלות שאותן לא השלמתם בזמן.
• זה יאפשר לכם לעבור על הדברים שוב ולוודא שאין טעויות.
• זה יגרום לכם להיראות טוב בעיני הלקוחות או הצוות שלכם. אם הרגלתם אותם להשלמת מטלות בדקה ה-90 או לאיחורים, זה ההזדמנות שלך להפתיע אותם לטובה.

במאמר זה הבאנו טיפים והצעות לניהול זמן יעיל יותר. הדגש שאנחנו רוצים לחזור עליו, שמופיע כמעט בכל הסעיפים השונים הוא נושא התכנון. בלי תכנון אתם תהיו ב"כוננות ספיגה" כל הזמן, עם תכנון תוכלו לנהל את היום שלכם ואת המפגשים שלכם עם הלקוחות או הקולגות באופן יותר יעיל. ככל שתתכננו טוב יותר, היעילות שלכם תלך ותגבר.