בחירת מערכת מידע – תהליך איפיון הצרכים של העסק

במאמר הקודם הצגנו את הסוגים השונים של מערכות המידע וטיפים לבחירת מערכת מידע מתאימה עבור העסק שלכם.

אחד מהסעיפים מתייחס לבחירה בין מערכת מידע שהיא מוצר מדף, לבין מערכת מידע שהיא כלי של פיתוח אישי עבורכם.

מערכת שהיא מוצר מדף – הכוונה מערכת קיימת, מוצר מוגמר, שניתן לבצע בה שינויים ועדכונים בהתאם לצורך (ברמה מסוימת, כל מערכת עם הגמישות שלה). מערכת מדף שניתנת להתאמות ושינויים תהיה תמיד זולה משמעותית ממערכת לפי פיתוח אישי. כאשר מדובר בחברות ועסקים קטנים ובינוניים, לרוב התקציבים אינם מאפשרים קליטת מערכת מידע שעלות הקמתה היא 70,000 ₪ ויותר, ולכן הפתרון של מערכת מידע שהיא מוצר מדף הוא הפתרון המתאים עבורם.

במאמר הזה נתייחס לביצוע תהליך איפיון הצרכים של העסק שלכם על מנת לבחור ולהתאים את מערכת המידע "מוצר מדף" המתאימה ביותר.

1. באיפיון הצרכים שלנו, אנחנו נתחיל קודם כל בצורך הבסיסי והעיקרי שאליו באה המערכת לתת פתרון. למשל: אין מעקב מסודר אחרי מתעניינים, אין התממשקות למערכת הכספים של הארגון במערכת הקיימת, אין מעקב על זמני ביצוע העבודה, אין ניהול מסודר של זמני אספקה ללקוחות וכו'.
2. לאחר הגדרת הנקודות העיקריות הכואבות ביותר, נעבור להגדיר את המשתמשים השונים במערכת – מי יעבוד עם המערכת ומה התפקידים שלהם. למשל: יוסי לוי – מנהל ייצור. דניאלה כהן – סוכנת מכירות. בן שמואלי – שירות לקוחות וכדומה.
3. לאחר מכן, יש להבין את תהליך העבודה בארגון – לאילו נושאים ותחומי פעילות מערכת המידע צריכה לתת פתרון? למשל: קליטת לידים מקמפיינים פרסומיים, ניהול תהליך המכירה והצעות מחיר, ניהול לוחות זמנים לביצוע עבודות (גאנט), ניהול התקנות ואספקות, ניהול חדרי פעילות ומדריכים, הפקת חשבוניות וקבלות, ניהול שירות לקוחות ומוקד קריאות שירות ועוד.
4. הדבר האחרון והלא פחות חשוב – הגדרת צרכים נוספים. למשל: חיבור לוואטסאפ, דשבורד ניהולי גרפי וצבעוני, שפה נוספת למערכת, ניהול הרשאות שונות לפי תפקידים, חיבור עם מערכות נוספות, גביה וחיוב לפי פעימות תשלום ספציפיות, ניהול מספר מחירונים במקביל וכדומה.

לאחר שהגדרתם את כל ארבעת הסעיפים – ניתן לגשת לבחינת המערכות הקיימות באמצעות חיפוש בגוגל או התייעצות עם בעלי מקצוע.

קיימים לא מעט פתרונות מקומיים של פיתוחים ישראלים בעברית, אך שימו לב כי יש גם לא מעט מערכות באנגלית שניתנות לגיור ולהתאמה לשפה עברית.

חשוב להבין, מערכת מידע שהיא מוצר מדף יכולה לתת פתרון מצוין לארגון, אך ברוב המיקרים לא תתן פתרון של 100% (ולפעמים גם לא 85%) – וזה בסדר. כל עוד אנחנו מבחינים בין הדברים שהם קריטיים לנו ולא ניתן לוותר עליהם, לבין נושאים שניתן להתגמש בהם ולמצוא דרכים אחרות לבצע (או להתאים את אופן העבודה שלנו לזה של המערכת).

צריכים עזרה בתהליך איפיון הצרכים להתאמת מערכת מידע? דברו איתנו 09-9508808.

בהצלחה