5 טיפים לבחירת מערכות מידע לארגון

בעידן הדיגיטלי בו אנו חיים – כל חברה חייבת מאגר דיגיטלי של נתוני החברה.

הזמנים שבהם היינו מכניסים הכל לפנקס טלפונים או עושים טופס אקסל – כבר עוברים מן העולם.
את מקומם תופסות מערכות המידע – מערכות ממוחשבות שמאפשרות לנהל את המידע בארגון.
רוב מערכות המידע מאפשרות אחסון של מידע ובסיסי נתונים, עיבוד וניתוח של מידע וממשק גרפי למשתמש.

רוב העסקים והחברות הקטנות מתחילות להשתמש במערכות מידע בגלל מה שחייבים – מסמכי הנהלת חשבונות ממוחשבים.
כדי לעשות את הדברים בצורה טובה ויעילה, מומלץ גם לעבוד עם מערכות מידע נוספות – בהתאם לגודל החברה, סוג החברה, תחום העיסוק שלה, התקציב וכדומה.

אנו נתמקד במערכות המידע שצומחות מתוך אחד מ- 3 מוקדים עיקריים: פיננסי, לקוחות, תפעול
(אם כי רוב המערכות מכילות יותר ממוקד אחד, וחלקן אפילו משלבות את כל ה-3 במערכת ארגונית אחת).
תוכנה להנהלת חשבונות – הפקת חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר, דוחות כספיים וכדומה.
מערכות ניהול לקוחות – ובשמם הנפוץ בשוק – מערכות CRM (Customer Relationship Management).
מערכות תפעול – לתכנון משאבי הארגון, מערכות ERP  (Enterprise Resource Planning System). תחת הסיווג הזה אפשר למצוא גם מערכות לניהול פרויקטים ומשימות.

קיימות גם מערכות מידע נוספות, כמו מערכת מידע אסטרטגית (SIS), מערכת תומכת החלטה (DSS), מערכת מידע ניהולי (MIS), מערכת עיבוד תנועות (TPS), ומערכות לידים, אך קצרה היריעה מלהכיל.

להלן 5 טיפים לבחירת מערכת מידע לארגון:

1. מערכת המידע צריכה להתאים לסוג העיסוק העיקרי של הארגון:
   אם מדובר בעסק ייצרני, בעסק קמעונאי, או בנותן שירות – מערכת המידע צריכה להתאים לסוג הפעילות והצרכים –
   ניהול קשרי לקוחות, ניהול מוצרים, ניהול מלאי, ניהול ספקים, ניהול תזרים מזומנים, ניהול הפצה, ניהול מעבדה…
   לנותני שירות תתאים בעיקר מערכת CRM לניהול קשרי לקוחות, פתיחת משימות ופרויקטים ללקוח, תיאום פגישות וקריאות שירות וכיוב'. מערכת מומלצת כזאת: "Powerlink CRM" . פיתוח ישראלי, נוח ונגיש, עם מערך הדרכה אונליין, ושירות טלפוני בעברית, בעלות חודשית לפי משתמש. אפשרות להתממשקות עם מערכות חיצוניות, שליחת מיילים אוטומטיים, שליחת SMS ועוד.
   לעסק בתחום הקמעונאי תתאים לרוב מערכת ERP שכוללות מלאי, ספקים, מוצרים, אספקה, הנהח"ש וכיוב'.
   לעסק ייצרני תתאים מערכת ERP שמתמקדת ברצפת יצור, בתהליכי יצור ובמעבדת תיקון מוצרים.
2. "מוצר מדף" מול התאמה ייעודית:
   ישנם מוצרים שניתנים לעבודה "כמו שהם". רק צריך לפתוח חשבון, שם משתמש וסיסמא ואפשר להתחיל לעבוד.
   ובקצה השני – ישנם מערכות ייעודיות שדורשות איפיון, התאמה והטמעה – לעיתים של שנים… בין שני הקצוות ממוקמות רוב המערכות. לכולן מידת גמישות מסוימת – בין אם באופן עצמאי ובין עם באמצעות אנשי מקצוע מזדמנים ו/או קבועים.
   מוצר מדף יהיה זול יותר לארגון משום שאין עלות התאמה והטמעה, אך לעיתים צריך להתמודד עם דברים ש"המערכת לא יכולה לעשות". לעומת זאת, מערכות מידע כמו SAP-SAP BUSINESS ONE ו-ZOOM PRIORITY דורשות התאמה של המערכת, איפיון מדויק והטמעה (לעיתים ארוכה, ואף ארוכה מאוד) – אך התוצאה הסופית אמורה להיות מדויקת לצרכים.
3. איפיון דרישות בסיס למערכת:
   בין אם בוחרים במוצר מדף ובין אם בוחרים בהתאמה ייעודית, יש להגדיר מראש דרישות בסיס שהמערכת חייבת להכיל.
   למשל, עסק שיש לו מערכת לידים חיצונית ורוצה התממשקות שלה ל-CRM / ERP – חייב להגדיר את זה בדרישות הבסיס למערכת. או מנהל שרוצה "לעקוב" אחרי משימות מסוימות וביצוען ורוצה שהמערכת תגדיר אותו כ"עוקב" באופן אוטומטי. או מערכת שתשדר מידע למוסדות ממשלתיים. יש הרבה דרישות בסיס, שרק לאחר שמגדירים אותן ניתן לרשת לעומק כל דרישה. תיווכחו לדעת שכבר בשלב הזה לא כל התוכנות יהיו רלוונטיות לצרכים שלכם ושל הארגון.
4. התחרות גדולה. תבדקו היטב.
   אל תקנו חתול בשק. תבחנו היטב את האלטרנטיבות. קיימות הרבה מערכות מידע בשוק והרבה חברות הטמעה של מערכות מידע. לכולם יתרונות וחסרונות. קחו הצעות מחיר. תשוו בין ההצעות. תשוו בין הממשקים הגרפיים ונוחות העבודה והתפעול שלהם. קחו בחשבון – הכסף הגדול הוא לרוב לא בעלות האחזקה החודשית, אלא בעלות ההקמה הראשונית של המערכת (איפיון, התאמה, הטמעה) ובעלות השינויים והפיתוחים העתידיים. יש חברות שעובדות עם "בנק שעות" לכל שינוי, יש חברות שאין הגבלה על שינויים למערכת.
5. תתייעצו.
   עם בעלי מקצוע, עם חברים, עם קולגות. אין חכם כבעל ניסיון.
   ההיצע העצום הן של תוכנות והן של חברות הטמעה מציף את האינטרנט, ולא תמיד יודעים במה לבחור.
   לרוב, בעל מקצוע כבר עשה חקר שוק, התנסה, בדק וסינן בין האפשרויות ויוכל להמליץ לכם על האפשרות הטובה ביותר לארגון שלכם.