על הגדרת תפקידים לעובדים בארגון

רגע לפני שאנחנו מתפנים לדבר על הארגון שלכם והעובדים בו, בואו נציץ יחד אל עבר שגרת העבודה וחלוקת התפקידים בארגון שאולי אתם מכירים מקרוב: התא המשפחתי. בכל בית, לכל אחד מההורים יש תפקיד ותחומי אחריות ברורים. כך למשל, האב אחראי בבוקר על הכנת הסנדביצ'ים והסעת הילדים למסגרות, בעוד תפקידה של האם לבחור פריטי לבוש עבורם, להלבישם ולאסוף אותם בסוף היום. מבלי שהייתה חלוקה מוגדרת וידועה מראש, יתכן שניהול ה"ארגון הביתי" היה מוכתר ככאוס אדיר.

יתכן שהצלחתם להזדהות עם ההקדמה הזו והיא אולי אף העלתה לכם לחיוך על הפנים. ומדוע בכלל פתחנו איתה? בכדי לחדד בפניכם את חשיבותה של הגדרת תפקידים והשפעתה על ניהול מוצלח. אנחנו ב-ENOVA נשמח לסייע לכם בניהול וארגון מחדש של כוח האדם בארגון, זאת באמצעות הייעוץ העסקי המוצע בשיטה ייחודית שפותחה על ידינו.

תפקיד מוגדר לכל עובד הכרחי לסנכרון הרמוני

הצלחתם של משימות קטנות ופרויקטים גדולים, מותנית בין היתר בסנכרון הרמוני ומושלם בין כל המחלקות, הצוותים והעובדים. ואיך יוצרים את הסנכרון הנדרש הזה? בין היתר, עם הגדרת תפקידים ברורה. זה אולי נשמע לכם טריוויאלי, אך ישנם עובדים שבעת שמפנים אליהם את השאלה: "במה אתה עוסק, מהו התפקיד שלך?", התשובה שלהם היא: "אני עושה מה שמבקשים ממני", "יש לי כמה תחומי אחריות", "זה מאד משתנה בהתאם לפרויקטים" וכן הלאה.

אם נחזור שוב ל"ארגון המשפחתי" איתו פתחנו, הרי שאי חלוקת תפקידים בין ההורים הייתה גורמת לחוסר תיאום, משימות שבוצעו על ידי שני ההורים מקביל (בזבוז זמן אדיר!), תסכול רב, הטחות-האשמות הדדיות ותחושה כללית של כישלון. כעת, דמיינו לעצמכם את ההשלכות האפשרויות כשמדובר על עסק שעובדים בו עשרות ומאות עובדים שהתפקיד שלהם פשוט אינו ידוע להם. הגדרת תפקיד הכרחית (!) בכל ארגון, בכל מחלקה ובכל צוות ואלו הן הסיבות:

• תיאום ציפיות – הגדרת תפקיד ברורה לכל אחד מהעובדים יוצרת תיאום ציפיות – ביניכם ובינם. כל עובד חייב לדעת מה מצופה ממנו, מהם תחומי האחריות שלו, באילו סיטואציות מעורבותו נדרשת ובאילו לא וכן הלאה.
• לכל משימה ופרויקט יש כתובת – עם הגדרת התפקידים לעובדים, לכל פרויקט שנכנס יש כתובת. תוכלו להימנע ממצב בו עובדים "מתנדבים" לקחת על עצמם משימות, וליהנות ממציאות מאורגנת ומסודרת בה עובדים מטפלים במשימות שבתחום אחריותם. התוצאה: מקסימום סדר, אפס תסכול ("אני עושה יותר מאחרים", "למה כל התיקים האלו מגיעים תמיד אליי?")
• בנוסף, הגדרת התפקיד הברורה מעניקה לעובד זהות ייחודית ה"מזרימה" מוטיבציה ותורמת לתחושת השייכות ("יש לי תפקיד משמעותי", "יש לי ערך בעייני המעסיקים").

טוב לדעת: בחברות קטנות, הגדרת התפקיד לרוב תהיה קריטית יותר בהשוואה לארגונים גדולים, שכן בפירמות קטנות עד בינוניות, האחריות המוטלת על כל עובד ומנעד הסמכויות שלו, גדולים יותר.

התפקיד שלכם: להגדיר את תפקידי העובדים

אם יש משהו שאף פעם לא מאוחר להשקיע בו הוא ניהול וארגון מחדש של כוח האדם. חלוקת התפקידים ותחומי האחריות הכרחית לכם ונכונה לעובדים שלכם. במסגרת הייעוץ שבמרכזו הגדרות תפקידים לעובדים, נבחן יחד את גבולות האחריות הנכונות לכל עובד ואת נהלי הדיווח. נשמח לספר לכם בהרחבה על שיטת הליווי הייחודית שלנו! למידע נוסף, השאירו לנו את פרטיכם.